Exemple de procès-verbal de réunion

Les procès-verbaux des réunions ne sont pas seulement une aide-mémoire de ce qui a été dit lors de la réunion du personnel de la semaine dernière. Les procès-verbaux peuvent être des documents juridiques formels qui représentent l'action officielle du conseil d'administration d'une entreprise ou de la direction d'une entité gouvernementale. Étant donné que les procès-verbaux constituent le registre officiel des activités commerciales et gouvernementales, il est avantageux de les développer efficacement. Si vous écrivez à la main des notes sur papier, il peut être utile d'avoir un formulaire préimprimé pour que vous puissiez mettre les informations appropriées là où elles vont. Vous pouvez également créer un formulaire informatique si vous apportez votre ordinateur portable ou votre bloc-notes électronique à utiliser pendant la réunion.

Informations d'en-tête

Le procès-verbal comprend un en-tête indiquant la date et le lieu de la réunion. L'en-tête enregistre qui était présent et qui avait une absence excusée, et il identifie généralement la personne qui a servi en tant que président et secrétaire de la réunion. Les réunions qui ont lieu simultanément à plusieurs endroits - par exemple, par vidéoconférence - enregistrent généralement la participation en fonction du lieu.

EXEMPLE:

Procès-verbal de la réunion du conseil d'administration de la société A-1 4 mai 2017 Salle du conseil exécutif, bâtiment du siège Robert Johnson, président et Kyle McGregor, secrétaire chargé de l'enregistrement Présents: R. Johnson, M. Perez, J. S. Hawthorne, M. Smith, R. Sandborn, V. Clark

Matériel d'introduction

Le procès-verbal commence généralement par l'heure exacte à laquelle le président a appelé la réunion à l'ordre. Dans la plupart des réunions, les premiers points à l'ordre du jour comprennent les présentations, les remarques du président et l'approbation du procès-verbal de la réunion précédente. Capturez les principaux points soulevés lors des remarques du président de séance. Si des membres ont proposé des modifications au procès-verbal de la réunion précédente, enregistrez les modifications avec précision.

EXEMPLE:

M. Johnson a ouvert la réunion à 14 h 46. Après des présentations informelles, Johnson a annoncé que son chat avait récemment mis au monde six chatons. Sur la motion de Mme Hawthorne, le procès-verbal de la réunion de juillet a été adopté par consentement unanime, sauf que le mot «camion» au paragraphe 15 est supprimé et remplacé par le mot «semi-tracteur».

Programme de consentement

Bien que chaque réunion ait une structure différente, les réunions formelles - en particulier pour les groupes gouvernementaux - commencent généralement par un «ordre du jour de consentement», qui n'est guère plus qu'une série de rapports et de déclarations qui ne nécessitent pas de vote. L'ordre du jour du consentement comprend souvent de la correspondance, des rapports de comités et d'autres documents d'information uniquement.

Notez les principaux points pour chaque point discuté pendant l'ordre du jour de consentement, en identifiant le sujet de la conversation et tout commentaire majeur offert par les membres pendant la discussion ouverte.

EXEMPLE:

Mme Smith a lu dans le dossier une lettre de XYZ Manufacturing Company datée du 4 novembre. La lettre a fait l'éloge du professionnalisme de la division des transports pour accélérer la livraison de produits de haut niveau. M. Perez, au nom de la division des transports, a déclaré que XYZ avait fait un excellent travail en fournissant des instructions détaillées sur l'itinéraire.

Agenda des affaires

L'ordre du jour des affaires est l'endroit où se trouve l'action - la partie de la réunion où les membres débattent et votent sur divers points d'action. Pour les procès-verbaux officiels, le secrétaire doit transcrire la motion sur laquelle porte le vote et le total des votes, y compris qui a voté pour et contre la question. En règle générale, le secrétaire saisit également un résumé du débat, y compris les principaux points soulevés par chaque membre qui a pris la parole.

Techniquement, il n'y a pas de vote pour «s'abstenir». S'abstenir signifie ne pas voter du tout. Les gens qui souhaitent déclarer qu'ils ne sont ni pour ni contre une question devraient voter «présent» à la place.

EXEMPLE:

Johnson a ouvert la discussion sur une facture d'ABC Widgets pour 21 434,87 $. Mme Hatoyama a déclaré que la facture avait été approuvée par le comité des finances la semaine dernière. M. Michaels a déclaré qu'il soutenait le travail en cours avec ABC Widgets. Hatoyama a décidé d'approuver la facture d'ABC Widgets, Inc., d'un montant de 21 434,87 $. Mme Sandborn a appuyé. Motion adoptée 4-2, avec Hatoyama, Sandborn, Michaels et Smith en faveur et Perez et Clark se sont opposés.

Documents de conclusion

La plupart des minutes se terminent généralement par l'heure de l'ajournement de la réunion. Les procès-verbaux sont signés par le président et le secrétaire du procès-verbal, bien que si le secrétaire est un membre votant du groupe, la signature du secrétaire seule suffit souvent.

EXEMPLE:

Johnson a ajourné la réunion à 19 h 14. La prochaine réunion est prévue le 5 août à 15 h dans la salle du conseil exécutif.

Signé, Robert Johnson, président Kyle McGregor, secrétaire d'enregistrement