Quelle est la définition des systèmes de traitement des commandes?

Les systèmes de traitement des commandes, sous une forme ou une autre, font partie des activités commerciales depuis des lustres et se sont développés parallèlement à la technologie pour fournir des moyens puissants de capture, de suivi et d'expédition des commandes des clients. Les systèmes avancés de traitement des commandes peuvent s'étendre sur plusieurs continents pour suivre et faciliter les commandes internationales, les expéditions et les retours pour un large éventail de gammes de produits et de segments de consommateurs.

Définition du système de traitement des commandes

Un système de traitement des commandes capture les données de commande des employés du service client ou des clients directement, stocke les données dans une base de données centrale et envoie les informations de commande aux services de comptabilité et d'expédition, le cas échéant. Les systèmes de traitement des commandes fournissent des données de suivi sur les commandes et l'inventaire à chaque étape du processus.

La satisfaction du client est la clé du succès à long terme dans les affaires, et l'exécution des commandes des clients de manière fiable et précise est la clé de la satisfaction du client. Les systèmes de traitement des commandes aident à garantir que toutes les commandes de vos clients sont exécutées à temps, car les systèmes automatisés peuvent réduire les erreurs dans le traitement des commandes. Cela peut améliorer l'expérience client et maximiser la rentabilité de votre entreprise. Cela peut également améliorer votre rentabilité en stock, explique ShipBob.

Types de systèmes de traitement des commandes

Les systèmes de traitement des commandes traditionnels sont entièrement manuels, utilisant des notes manuscrites avec des systèmes de classement manuels et des rappels. Dans une entreprise de cordonnerie unipersonnelle, par exemple, le propriétaire peut rédiger des commandes à la main, en personne, sur un journal des commandes. Il peut emporter la feuille avec lui pour passer les commandes, puis la rapporter au magasin avec la commande terminée pour savoir qui était le client. Cela peut facilement conduire à de nombreuses erreurs et à l'épuisement des employés, explique Shopify.

Les systèmes modernes de traitement des commandes sont en grande partie de nature technologique. Une boutique de chapeaux de créateurs avec des points de vente dans plusieurs pays, par exemple, est susceptible d'accepter des commandes en ligne, où elles sont capturées par un logiciel de traitement des commandes spécialisé et envoyées automatiquement à un fabricant tiers dans un autre pays. Le fabricant peut ensuite joindre la feuille de commande au produit lors de son expédition à la chapellerie, ou il peut expédier le chapeau directement au client en utilisant les informations d'expédition du système.

Avantages du système

La mise en place d'un solide système de traitement des commandes crée une situation gagnant-gagnant pour les entreprises et leurs clients. Les clients bénéficient de livraisons plus fiables et d'un traitement précis des commandes. Les entreprises peuvent maximiser leur rentabilité en évitant de perdre ou de mal lire les commandes, sans parler de l'augmentation des revenus à long terme qui provient de la satisfaction constante des clients.

Inconvénients du système

Les systèmes de traitement des commandes hautement technologiques peuvent être coûteux à mettre en œuvre et à entretenir, nécessitant éventuellement du personnel informatique supplémentaire pour garantir le bon fonctionnement du système à tout moment. Les solutions technologiques sont généralement de nature non interventionniste, car un grand nombre de processus se déroulent en arrière-plan des programmes logiciels, ne nécessitant aucune intervention des employés. Pour cette raison, cependant, il peut être beaucoup plus difficile de détecter les problèmes dans les systèmes axés sur la technologie qu'avec des systèmes manuels plus simples où un employé peut se souvenir personnellement de chaque étape du processus.

Considérations relatives au traitement des commandes

Les systèmes de traitement des commandes peuvent utiliser à la fois les processus nouveaux et anciens, combinant des méthodes manuelles traditionnelles avec des solutions technologiques. Un grossiste, par exemple, peut avoir des vendeurs qui écrivent manuellement les informations de commande, puis saisissent les informations dans un progiciel informatique qui transmet automatiquement les informations aux services d'emballage et d'expédition.