Comment faire mes propres chèques de paie?

Lorsque les employés effectuent du travail pour leurs employeurs, le ministère américain du Travail exige que le propriétaire de la petite entreprise paie les employés en conséquence. Donner aux employés un chèque de paie pour les services rendus montre une preuve de paiement, plutôt que de simplement distribuer de l'argent. Certains employeurs sous-traitent leurs tâches de traitement de la paie à un fournisseur de services de paie. Cette entreprise fait les chèques et les envoie à l'employeur. En tant qu'employeur, vous pouvez faire vos propres chèques de paie.

  1. Commander des chèques de paie

  2. Commandez des chèques auprès de la banque où vous avez votre compte de paie ou voyez si un magasin de fournitures de bureau propose des chèques de paie moins chers. Écrivez à la main ces types de chèques de paie. Le chèque doit inclure le nom de l'entreprise, le numéro du chèque, la date du chèque, le montant net de la paie, le nom et éventuellement l'adresse de l'employé, et la banque sur laquelle le chèque est tiré.

  3. Si votre état vous oblige à donner aux employés un talon de paie, vous pouvez commander des chèques de paie préimprimés avec le talon attaché à partir d'un magasin de papeterie. Écrivez à la main ces types de chèques, imprimez-les sur une machine à écrire ou utilisez un logiciel de paie. Si vous utilisez les chèques de votre banque, vous pouvez créer votre propre talon de paie à l'aide d'un tableur.

  4. Configurer le logiciel de paie

  5. Achetez un logiciel de paie pour créer des chèques de paie. Cette méthode est particulièrement utile si votre masse salariale comprend plus de 10 employés. Le logiciel de paie élimine le traitement manuel. Le logiciel calcule le salaire et les retenues et crée des chèques de paie et des talons de paie.

  6. Les petites entreprises dont les tâches de traitement de la paie sont relativement simples peuvent utiliser des logiciels tels que QuickBooks. Les entreprises de taille moyenne disposant de plusieurs états et de fréquences de rémunération multiples peuvent utiliser des logiciels tels que Ultimate Software. Une organisation plus grande avec des exigences de paie plus complexes, y compris l'importation de chronométrage et les paiements à la pièce, peut utiliser le logiciel FACT.

  7. Commande de fournitures de paie

  8. Commandez des chèques de paie vierges et le toner spécial utilisé pour imprimer ces chèques, généralement auprès de la société de logiciels de paie. Utilisez une imprimante laser pour imprimer des chèques via un logiciel de paie. Assurez-vous que vous disposez de suffisamment de toner pour éviter une impression pâle sur les chèques.

  9. S'inscrire au service de paie

  10. Inscrivez-vous à un service de paie en ligne. Des entreprises comme Intuit et Sure Payroll vous permettent de traiter votre paie et de créer des chèques de paie en ligne. Vous recevez un identifiant d'utilisateur et un mot de passe uniques, vous permettant de télécharger les données de paie pour chaque période de paie, d'imprimer les chèques de paie, de gérer les dossiers de paie des employés, d'imprimer les rapports de paie et d'accéder aux formulaires W-2 des employés.

  11. Pointe

    Si l'employé a le dépôt direct, la partie supérieure du talon de paie peut ressembler à un chèque réel. Il devrait avoir «Non négociable» imprimé dessus. Cela signifie que l'employé a déjà été payé et ne peut donc pas encaisser le talon.