Comment déclarer les taxes sur la paie en retard

Si votre entreprise a des employés, vous êtes tenu de retenir les charges sociales sur le salaire de chaque employé, y compris l'assurance-maladie, la sécurité sociale et les impôts fédéraux sur le revenu. Vous êtes également responsable du dépôt des retenues d'impôt sur le revenu et du dépôt des déclarations de revenus trimestrielles auprès de l'Internal Revenue Service. L'IRS établit des règles strictes sur le moment de déposer des impôts, en fonction de votre responsabilité, et le moment de déposer la déclaration de revenus. Si vous déposez ou produisez votre déclaration en retard, l'IRS imposera des pénalités.

Quand déposer

L'IRS propose deux calendriers de dépôt - mensuel et «semi-hebdomadaire», que l'agence définit comme toutes les deux semaines, ou 26 fois par an. Si votre entreprise a déclaré un total de 50 000 $ ou moins en impôt à payer pour les quatre trimestres précédents, vous êtes tenu de déposer des impôts chaque mois. Si vous avez déclaré plus de 50 000 $ en taxes, vous devez effectuer un dépôt deux fois par semaine. Les déposants mensuels doivent déposer les taxes au plus tard le 15 du mois suivant. Si vous êtes un déposant semi-hebdomadaire, votre calendrier de dépôt dépend du jour de paie de votre entreprise. Si le jour de paie tombe un mercredi, jeudi ou vendredi, vous devez déposer les taxes avant le mercredi suivant. Si le jour de paie est le samedi, dimanche, lundi ou mardi, vous devez déposer les taxes le vendredi suivant.

Pénalités pour dépôts tardifs

Si votre paiement est en retard entre un et cinq jours, l'IRS facture une pénalité de 2 pour cent de l'impôt impayé. Les dépôts effectués avec 6 à 15 jours de retard sont facturés une pénalité de 5%. Si votre paiement est en retard de plus de 16 jours, l'IRS facturera une pénalité de 10%. L'IRS facture également des intérêts sur tout solde impayé.

Quand déposer

Vous devez produire le formulaire 941, qui est la déclaration de revenus trimestrielle des entreprises, au plus tard le dernier jour du mois qui suit la fin du trimestre. Par exemple, vous devez produire une déclaration pour un trimestre qui se termine en avril avant le 31 mai pour éviter des pénalités. Si vous ne produisez pas votre déclaration de revenus trimestrielle avant la date limite, l'IRS facturera une série de pénalités.

Pénalités pour dépôt tardif

Pour chaque mois ou mois partiel, vous déposez en retard le formulaire 941, l'IRS impose une pénalité de 5%, avec une pénalité maximale de 25%. Cette pénalité est un pourcentage de la taxe impayée due avec la déclaration. L'IRS applique également une taxe de 0,5% pour chaque mois ou mois partiel où vous payez l'impôt en retard. L'IRS peut renoncer aux pénalités de retard si vous avez un motif raisonnable de retard.

Comment déposer

À moins que votre entreprise n'ait un motif raisonnable de déposer des charges sociales ou de produire le formulaire 941 en retard, vous devez toujours produire et payer le plus tôt possible pour éviter des pénalités et des intérêts supplémentaires. Vous devez déposer le formulaire 941 et déposer les impôts comme d'habitude, mais attendez-vous à recevoir une facture pour les intérêts et les pénalités de l'IRS. Envoyez le formulaire 941 à l'adresse IRS indiquée dans les instructions du formulaire, qui est désignée en fonction de l'état dans lequel vous exercez vos activités.

Comment payer

Pour déposer les taxes sur la masse salariale en retard, utilisez le système de paiement électronique des taxes fédérales de l'EFTPS. Si vous n'avez pas de compte, vous devez en créer un en fournissant vos informations commerciales; numéro d'identification de l'employeur, ou EIN; et les numéros de compte bancaire et d'acheminement. L'IRS vérifiera vos informations bancaires et vous enverra une lettre d'inscription dans les cinq jours ouvrables qui contiendra votre numéro d'identification personnel, ou code PIN. Une fois que vous avez reçu votre code PIN, visitez le site Web de l'EFTPS, cliquez sur le bouton pour effectuer un paiement et sur le lien pour obtenir un mot de passe. Créez un mot de passe, puis connectez-vous à votre compte. Sélectionnez le formulaire 941 dans la liste, la période d'imposition appropriée pour votre entreprise, le type de paiement, le montant du paiement et la date à laquelle vous souhaitez que le paiement soit débité de votre compte. Soumettez votre paiement et l'EFTPS vous fournira un numéro d'accusé de réception,qui est un reçu pour votre paiement. Parce que vous payez en retard, l'IRS vous enverra une facture qui comprendra les intérêts et les pénalités, que vous pouvez également payer en utilisant le système EFTPS.