Comment utiliser Microsoft Word pour extraire des données d'Excel

Les feuilles de calcul Excel peuvent contenir de nombreux types de données, notamment du texte, des calculs et des graphiques. Si vous devez utiliser l'une de ces informations dans les documents Word de votre entreprise, vous pouvez utiliser différentes méthodes pour l'extraire d'une feuille de calcul existante. Vous pouvez copier et coller des objets pour lier ou incorporer des données à partir d'une feuille de calcul ou vous pouvez fusionner des données d'un tableau Excel dans un formulaire Word. La méthode que vous choisissez dépend du résultat souhaité.

Lier ou incorporer des données

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Ouvrez la feuille de calcul Excel à partir de laquelle vous souhaitez extraire des données ainsi que le document Word dans lequel vous souhaitez insérer ou incorporer les données.

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Sélectionnez le graphique, la plage ou d'autres données dans Excel que vous souhaitez utiliser dans Word. Appuyez sur "Ctrl-C" ou cliquez sur "Copier" dans le groupe Presse-papiers de l'onglet Accueil.

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Accédez au document Word. Cliquez sur la flèche déroulante "Coller" dans le groupe Presse-papiers de l'onglet Accueil et sélectionnez "Collage spécial".

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Choisissez «Coller» et sélectionnez «Objet graphique Microsoft Office Excel» pour incorporer les données. Choisissez "Coller le lien" et sélectionnez "Objet graphique Microsoft Office Excel" pour lier les données.

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Cliquez sur "OK" pour insérer les données extraites d'Excel.

Fusionner les données

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Ouvrez un document vierge dans Word. Allez dans l'onglet "Mailings", cliquez sur "Start Mail Merge" et sélectionnez "Step by Step Mail Merge Wizard". Sélectionnez "Lettres" sous Type de document et cliquez sur "Suivant".

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Choisissez le document que vous souhaitez utiliser comme formulaire dans lequel vous extrayez les données Excel, comme le document vierge actuel ou un modèle. Cliquez sur Suivant."

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Sélectionnez «Utiliser une liste existante» sous Sélectionner les destinataires et cliquez sur le bouton «Parcourir». Accédez au fichier Excel à partir duquel vous souhaitez extraire des données et cliquez sur «Ouvrir». Choisissez la table ou la feuille spécifique que vous souhaitez utiliser et cliquez sur "OK". Triez ou filtrez les données si nécessaire et cliquez sur "OK".

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Cliquez sur Suivant." Choisissez les champs que vous souhaitez fusionner dans le document et cliquez sur le bouton "Faire correspondre les champs" pour faire correspondre les champs du document avec les colonnes de votre feuille de calcul.

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Cliquez sur "Suivant" pour prévisualiser la fusion. Modifiez le document si nécessaire, puis cliquez à nouveau sur "Suivant" pour terminer la fusion.