Les avantages et les inconvénients des feuilles de calcul

En entreprise, la planification stratégique est essentielle et nécessite des informations valides pour prendre des décisions clés. Le choix des bons outils pour la saisie, le suivi, l'analyse et le stockage des données aidera les propriétaires et les gestionnaires d'entreprise à faire les meilleurs choix pour les activités de leur entreprise. L'un des composants des suites de productivité logicielle est la feuille de calcul. Les feuilles de calcul sont populaires parmi les comptables et parmi ceux qui aiment collecter et suivre des données, mais il existe certaines limites, qui peuvent ne pas en faire le meilleur choix pour chaque application bureautique.

Avantage: organisation des données

Les feuilles de calcul sont souvent l'outil incontournable pour collecter et organiser des données, ce qui est parmi les plus simples de ses utilisations. Les informations peuvent facilement être placées dans des colonnes et des lignes soignées, puis triées par type d'informations. Bien qu'une grande collection de données puisse être écrasante à visualiser dans son état brut, les outils du programme permettent à l'utilisateur de créer des présentations où les données sont analysées et insérées dans des graphiques à secteurs ou des tableaux pour une visualisation et une interprétation faciles.

Inconvénient: biais de l'utilisateur

Cependant, l'inconvénient est que seules les informations que l'utilisateur choisit pour l'analyse sont incluses dans ces présentations, et par conséquent, d'autres informations pertinentes susceptibles d'influencer la prise de décision pourraient être exclues, sans le vouloir. Pour rendre le reporting des données plus convivial et complet, les entreprises choisissent d'utiliser des outils de reporting tels que Tableau et Qlik, au lieu de se fier uniquement à la feuille de calcul.

Avantage: simplifie les calculs

Personne n'aime passer tout son temps au travail à faire des calculs répétitifs. Le grand attrait des feuilles de calcul est que le programme fait tout le calcul pour l'utilisateur. Une fois qu'une formule est écrite et que le programme a une commande set, des calculs complexes peuvent facilement être calculés pour les données associées qui ont été entrées. Cela permet aux utilisateurs de poser des types de questions «et si» et d'obtenir facilement les réponses dont ils ont besoin sans avoir à retravailler les calculs.

Par exemple, si la feuille de calcul est configurée pour calculer votre marge brute, lorsqu'une variable telle que le coût unitaire, les frais d'expédition ou la remise sur les ventes est modifiée, le logiciel recalcule automatiquement la nouvelle marge brute en fonction des nouvelles informations.

Inconvénient: apprendre la syntaxe demande des compétences

La partie difficile pour de nombreux utilisateurs est que les calculs doivent être saisis dans la feuille de calcul sous forme de formules. Cela nécessite d'apprendre la syntaxe correcte pour chaque type de calcul que vous souhaitez effectuer. Bien que de nombreuses classes soient disponibles pour acquérir les compétences nécessaires pour utiliser ces formules, de nombreux utilisateurs les trouvent encore difficiles. Si la syntaxe est incorrecte, le programme ne retournera pas les informations correctes lors de l'exécution des calculs. En outre, si les utilisateurs saisissent les mauvaises données, même dans une seule cellule de la feuille de calcul, tous les calculs et cellules associés seront affectés et auront des données incorrectes.

Avantage: accès utilisateur multiple

Dans l'environnement de travail collaboratif d'aujourd'hui, plusieurs utilisateurs au sein d'un même bureau ont souvent besoin d'accéder aux mêmes documents. Si vous utilisez Microsoft Excel, les feuilles de calcul peuvent être partagées, mais un seul utilisateur peut modifier les données à la fois. Si des copies locales sont faites et mises à jour, les autres utilisateurs n'auront pas accès aux nouvelles données. Google Sheets offre la solution de partage de fichiers et permet à plusieurs utilisateurs d'accéder et de mettre à jour un seul formulaire.

Sachez que, dans les deux cas, il n'y a pas d'historique des fichiers. Par conséquent, peu importe qui apporte des modifications à tout moment, lorsque des modifications sont apportées, l'historique des informations précédent est perdu.

Inconvénient: manque de sécurité

Un autre inconvénient de la feuille de calcul est le manque de sécurité de vos fichiers. En règle générale, les feuilles de calcul ne sont pas aussi sécurisées et sont donc plus à risque de corruption des données ou de mauvaise gestion des informations. Les fichiers contenant des informations financières sensibles peuvent ne pas être à l'abri des pirates, même protégés par mot de passe.

D'autres types de logiciels de collecte de données peuvent donc être une option plus appropriée. Access, Oracle ou toute autre forme de base de données relationnelle a intégré des sauvegardes qui protègent l'intégrité des données et empêchent la réorganisation des informations. Par exemple, dans une feuille de calcul, un utilisateur peut trier une colonne d'informations et provoquer par inadvertance la désynchronisation des informations associées, telles que le prénom et le nom. En revanche, une base de données gardera toutes les parties d'un enregistrement unifiées, garantissant ainsi une meilleure intégrité des données.