Les organisations à but non lucratif doivent-elles utiliser un W-9?

Si vous dirigez une entreprise caritative, l'une de vos plus grandes questions concerne probablement le W-9 pour les exigences à but non lucratif établies par l'Internal Revenue Service. Pendant des années, l'IRS a exigé des contribuables de remplir des formulaires spécifiques qui identifient qui ils sont et le type de compensation qu'ils ont reçu au cours de l'année. Les personnes qui travaillent pour une organisation à but non lucratif rempliraient généralement un formulaire W-2 pour répondre aux exigences de l'IRS pour les salaires, traitements et autres revenus reçus. Les entrepreneurs indépendants rempliraient un formulaire 1099. Cependant, malgré le fait que les organismes de bienfaisance sont exonérés d'impôt, il existe des circonstances dans lesquelles ils sont tenus de remplir un W-9 pour les organismes sans but lucratif.

Définition du statut d'exonération fiscale à but non lucratif

La section 501 du code IRS décrit les conditions d'éligibilité pour une organisation à but non lucratif pour recevoir le statut d'exonération fiscale. Les entreprises qui existent dans le seul but d'accomplir un travail de bienfaisance ou à d'autres fins, telles que la prévention de la cruauté envers les animaux ou la réinstallation d'enfants réfugiés de guerres étrangères aux États-Unis, peuvent demander un statut d'exonération fiscale. Cependant, en raison des lois fiscales spéciales adoptées par le Congrès, la plupart des églises et organisations religieuses sont également éligibles au statut d'exonération fiscale. Cette exemption ne s'appliquerait qu'aux revenus directement liés aux services religieux fournis par les églises. Les revenus provenant d'un service qui n'est pas lié à l'activité religieuse d'une église seraient soumis au taux d'imposition normal. Il est important de se rappeler que les particuliers et les partenariats ne sont pas admissibles au statut d'exonération fiscale.

Objectif de W-9 pour le formulaire à but non lucratif

Le formulaire IRS W-9 est un formulaire exonéré d'impôt à but non lucratif qui est requis même si les organisations caritatives ne sont pas soumises à des retenues d'impôt standard. Les personnes qui sont des travailleurs indépendants ou des entrepreneurs indépendants remplissent le plus souvent ce document, officiellement intitulé Formulaire de demande de numéro d'identification fiscale et de certification. Chaque fois qu'un entrepreneur fournit un service à une entreprise, l'IRS exige que l'entrepreneur remplisse un formulaire W-9. Les informations sur le formulaire W-9 sont utilisées sur le formulaire 1099-MISC qui documente le montant d'argent payé à un entrepreneur.

Circonstances nécessitant un formulaire W-9

Les organismes de bienfaisance sont tenus de remplir ce formulaire d'exonération fiscale à but non lucratif s'ils ont fourni des services de travail pour une autre entreprise au cours de l'année. Par exemple, si vous gérez une organisation à but non lucratif pour enfants réfugiés et que vous avez fourni des services de conseil à une agence qui s'occupe de l'adoption de ces enfants, l'agence d'adoption vous enverra un formulaire d'exonération d'impôt W-9 à but non lucratif que vous devrez remplir.

Exigences du formulaire W-9

Les exigences du formulaire W-9 incluent de remplir des informations sur le nom légal de votre organisation caritative, d'entrer le code d'exonération fiscale de votre organisation à but non lucratif, qui dans la plupart des cas sera un 501 (c) (3), l'adresse professionnelle de votre entreprise, et le numéro d'identification fiscale sous lequel vous opérez. Le NIF est essentiel pour remplir ce document, car il s'agit du numéro à neuf chiffres délivré par l'IRS à des fins fiscales. Rappelez-vous également que le W-9 n'est pas valide tant que vous n'avez pas signé et daté le document. La signature du formulaire confirme à l'IRS que le statut d'exonération fiscale de votre organisation ne la soumet pas à une retenue à la source.

Soumettre le formulaire W-9

Une fois que vous avez satisfait à toutes les exigences W-9, vous devez le soumettre à l'entreprise qui vous a envoyé le document. Dans de nombreux cas, vous pouvez renvoyer le formulaire à l'entreprise demandeuse par e-mail. Il est important que vous obteniez le consentement de l'entreprise qui a besoin du W-9 avant de le soumettre par voie électronique, car certaines entreprises peuvent souhaiter que vous l'envoyiez par télécopieur ou par le service postal. Si vous envoyez le W-9 sous forme de pièce jointe à un e-mail, vous devez envisager de chiffrer le contenu pour garantir une confidentialité et une sécurité maximales.