Que sont les codes du grand livre?

Les codes du grand livre sont des chiffres que vous attribuez à différentes écritures de débit ou de crédit pour rendre la comptabilité plus simple et plus fonctionnelle. En attribuant des chiffres à différents types de dettes ou de créances, vous pouvez passer moins de temps à saisir des données, trier rapidement vos informations et préparer des rapports simples que vous pourriez utiliser une fois ou fréquemment.

Le grand livre

Un grand livre général est une simple liste de vos revenus et dépenses réels. Contrairement à une feuille de budget qui répertorie vos revenus et dépenses attendus, ou à un rapport de créances ou de dettes qui montre ce que vous devez ou êtes dû, un registre enregistre les transactions uniquement lorsqu'elles se produisent. Même si vous n'avez qu'un seul compte bancaire que vous utilisez pour votre entreprise, c'est une bonne idée de tenir un grand livre général pour repérer les erreurs que vous ou votre banque pourriez faire. Pour ce faire, effectuez un rapprochement mensuel ou comparez votre grand livre à votre relevé bancaire.

Si vous utilisez un compte courant, une carte de crédit et une marge de crédit pour payer les factures de votre entreprise, un grand livre général vous permet de conserver toutes vos dépenses dans un seul document.

Utilisation des codes comptables

Les codes grand livre sont des chiffres que vous utilisez pour désigner un créditeur ou une créance par type. Par exemple, vous pouvez désigner vos paiements téléphoniques avec un code de 100. Vos paiements d'électricité peuvent être 101. À tout moment, vous pouvez trier votre document par code comptable pour voir combien vous avez payé pour les téléphones ou les services publics.

Affecter des codes livre

Le moyen le plus simple d'attribuer des codes de grand livre général consiste à commencer par un chiffre, tel que 100, en attribuant à chaque catégorie de crédit ou de débit suivante un chiffre qui ajoute un chiffre supplémentaire au numéro. Dans ce cas, vos cinq premiers codes seraient 100, 101, 102, 103 et 104. Pour rendre vos codes plus utiles, attribuez aux chiffres une signification spécifique pour faciliter le tri.

Par exemple, commencez toutes les catégories de débit par le chiffre 1 et toutes les catégories de crédit par le chiffre 2. Vos deux premiers codes de débit pourraient être 100 et 101, et vos deux premiers codes de crédit seraient 200 et 201. Cela vous aidera à trouver rapidement tous de vos débits ou crédits. Ajoutez des chiffres supplémentaires pour regrouper d'autres catégories de revenus et de dépenses.

Exemples de codage en cours d'utilisation

Si vous vendez des publicités imprimées dans des magazines, des bannières sur vos sites Web et que vous louez votre liste de diffusion, vous pouvez désigner tous les revenus d'impression avec le chiffre 2 après votre premier numéro de code de crédit, votre revenu bannière avec un 3 et votre numéro de liste avec un 4. dans ce cas, votre entrée pour la publicité imprimée serait 120, pour la publicité bannière 130 et pour la location de liste 140. Vous pouvez continuer à étendre cela.

Par exemple, si vous vendez des annonces imprimées en couleur et en noir et blanc, vous pouvez désigner le troisième chiffre de votre code comme étant 1 pour les annonces en couleur et 2 pour les annonces en noir et blanc. Si vous utilisiez des codes à quatre chiffres, votre code pour les annonces imprimées en couleur serait 1210 et votre code pour les annonces en noir et blanc serait 1220. Cela vous permet de déterminer rapidement vos ventes d'impression totales et de répartir la part des annonces couleur.

Noms Vs. Chiffres

Plutôt que de remplacer les codes du grand livre par des mots descriptifs, incluez les deux. Même si vous savez que le code du grand livre 130 signifie les revenus publicitaires des bannières, un comptable ou un préparateur de déclarations nouveau ou substitut pourrait ne pas connaître vos codes. Si vous ou un comptable temporaire avez mal interprété vos entrées par erreur, avoir des mots à côté de chacun peut vous aider à corriger rapidement les erreurs.

Tri / Totalisation / Moyenne

En plus d'utiliser les codes du grand livre pour exécuter des rapports ponctuels, utilisez-les pour créer des totaux et des moyennes pour les catégories de revenus et de dépenses. Cela crée des mises à jour en temps réel chaque fois que vous effectuez une entrée. Par exemple, le suivi de vos dépenses téléphoniques totales ou des dépenses mensuelles moyennes en fournitures de bureau avec les cellules «Total» et «Moyenne» vous permet de comparer vos performances actuelles à votre budget sans avoir à générer des rapports séparés.

Exemple de plan comptable

En cas de doute sur votre capacité à mettre en place un système de code comptable, envisagez de faire appel à un comptable ou à un comptable sur une base temporaire pour configurer votre système ou logiciel de comptabilité. L'entretien d'un système existant est généralement plus facile que la construction à partir de zéro.

Exemples de comptes de caisse:

  • 1110 Espèces en banque
  • 1120 Petite caisse

Exemples de comptes de revenus:

  • 2110 Revenus courus

  • 2120 Revenus en espèces
  • 2130 Revenus non cash

  • 2140 Autres sources de financement

Exemples de dettes à court terme:

  • 3110 Comptes fournisseurs
  • 3120 Intérêts à payer
  • 3130 Réclamations et jugements payables

  • 3140 Contrats à payer