Comment adresser un groupe dans les e-mails

S'adresser à un groupe de personnes par e-mail nécessite un peu de planification préalable. En tant que propriétaire d'une petite entreprise, vous devez tenir compte de la confidentialité de vos destinataires, des lois régissant le courrier électronique commercial, de l'étiquette requise en ce qui concerne la personne à qui s'adresse et comment vous leur écrivez. Si vous prévoyez d'envoyer à l'avenir des e-mails au même groupe, vous pouvez configurer une liste de groupe dans la plupart des clients tels que Microsoft Outlook à utiliser comme liste de distribution.

À, CC ou BCC

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Imaginez que vous êtes dans une pièce avec tous ceux qui recevront votre e-mail de groupe. Considérez leur relation avec vous, les uns avec les autres et leurs enjeux dans les informations que vous envoyez.

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Placez votre propre nom dans le champ «À», et placez les noms des membres du groupe dans le champ «BCC» (Blind Carbon Copy) si ces personnes ne se connaissent pas déjà. Toutes les informations saisies dans le champ BCC sont supprimées, de sorte que personne ne verra les noms ou adresses e-mail à l'exception de la vôtre. Ceci est approprié, par exemple, si vous envoyez un e-mail à tous vos clients. N'oubliez pas que la confidentialité l'emporte sur toutes les autres étiquettes de courrier électronique.

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Insérez les noms de toutes les personnes auxquelles vous vous adressez directement dans le champ «À». Cela est approprié, par exemple, si vous envoyez un message à tous vos employés au sujet d'un changement d'heures de bureau. Le fait de voir leurs noms dans le champ «À» informe ces employés que l'e-mail est dirigé vers chacun d'eux.

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Mettez les noms de toute personne qui n'est pas directement adressée dans votre message mais qui doit être informée du message dans le champ "CC". Par exemple, si vous envoyez un message à un client et que vous souhaitez que le commercial soit tenu au courant, vous insérez le nom du commercial dans le champ CC.

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Utilisez le champ BCC avec discrétion lorsque vous en avez inclus d'autres dans les champs À ou CC. Cela peut être approprié, par exemple, si vous envoyez un message à un client et qu'un fournisseur ou un partenaire commercial a demandé à être informé sans que le client le sache.

S'adresser aux destinataires

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Utilisez une salutation générique dans la première ligne de l'e-mail, comme "Salutations" ou "Bonne journée" lorsque vous vous adressez à plusieurs destinataires. Si tous les destinataires ont la même relation avec vous, adressez-vous à eux de la même manière - par exemple, «Chers clients» ou «À l'attention des employés». Ceci est un indice important pour les destinataires qu'il s'agit d'un message de groupe envoyé à plusieurs personnes.

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Adressez-vous à la personne dans le champ «À» par son nom s'il n'y a qu'une seule personne dans ce champ et que d'autres reçoivent une copie carbone. Cela informe la personne que l'e-mail lui est adressé, tandis que tous les autres sauront immédiatement qu'ils reçoivent des copies carbone.

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Écrivez le message dans un style adapté à la ou aux personnes auxquelles vous vous adressez, comme si vous leur parliez en public devant les autres.

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Signez l'e-mail comme vous le feriez normalement pour les communications interservices. Si l'un des destinataires se trouve en dehors de votre lieu de travail, utilisez votre nom complet et le nom de votre entreprise, ainsi que votre adresse et votre numéro de téléphone. Gardez à l'esprit que la loi CAN-SPAM s'applique à tous les e-mails commerciaux envoyés en dehors de votre entreprise.

Création d'un groupe de contacts dans Microsoft Outlook

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Lancez Microsoft Outlook et sélectionnez "Nouveau groupe de contacts" dans la section "Nouveau" de l'onglet Accueil.

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Tapez un nom pour le groupe dans le champ "Nom". Sélectionnez "Ajouter des membres" dans le groupe "Membres" de l'onglet Groupe de contacts.

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Sélectionnez «À partir des contacts Outlook», «À partir du carnet d'adresses» ou «Nouvel e-mail» comme vous le souhaitez. Pour ajouter un nouveau contact de messagerie, vous pouvez saisir les informations dans la boîte de dialogue "Ajouter un nouveau membre". Pour les autres méthodes, sélectionnez simplement les noms dans la liste.

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Tapez le nom du groupe dans le champ «À», «CC» ou «Cci» de votre message électronique.