Le but de la planification d'urgence

Personne ne peut prédire l'avenir ou comment les événements externes et les conditions du marché affecteront sa capacité à continuer à fonctionner. Mais les entreprises peuvent se préparer à des événements indépendants de leur volonté. En utilisant un processus «et si», les organisations développent des plans d'urgence, parfois appelés plans de continuité des activités, pour identifier les scénarios inconnus qui peuvent affecter leurs opérations, tels que les tremblements de terre, les incendies, la violence et d'autres situations et comment ils réagiront à chaque scénario.

Qu'est-ce que la planification d'urgence?

Une urgence est tout ce qui se produit en dehors de la plage des opérations normales et qui peut nuire à la capacité de fonctionnement d'une organisation. En termes simples, la planification d'urgence consiste à se préparer et fait partie intégrante de la planification des opérations régulières. Un plan d'urgence est un modèle de gestion d'événements inhabituels. Quelle que soit leur taille, toutes les organisations ont besoin de plans d'urgence.

Pourquoi une entreprise a-t-elle besoin d'objectifs d'urgence?

Le but d'un plan d'urgence est de permettre à une organisation de reprendre ses activités quotidiennes le plus rapidement possible après un événement imprévu. Le plan d'urgence protège les ressources, minimise les inconvénients pour les clients et identifie le personnel clé, en attribuant des responsabilités spécifiques dans le contexte de la reprise. Par exemple, les ressources humaines peuvent élaborer des plans d'évacuation des employés; soutenir les programmes d'avantages sociaux des employés, tels que les soins de santé ou l'indemnisation des accidents du travail; ou embaucher des travailleurs temporaires au besoin.

Les plans d'urgence sont à la fois à l'échelle de l'organisation et propres au département. Par exemple, les services des services d'information ont généralement un plan de reprise après sinistre pour protéger, restaurer et utiliser les données de l'entreprise, y compris le matériel informatique, les logiciels et les manuels d'instructions.

Qui est responsable de la contingence des risques?

La haute direction a la responsabilité globale de la planification d'urgence, y compris le financement des travaux d'élaboration, de test et de mise à jour du plan. De nombreuses organisations nomment un coordonnateur ou un gestionnaire du plan d'urgence qui a la responsabilité globale de l'élaboration et de la mise à jour du plan. Dans une petite entreprise, le coordinateur peut être le propriétaire ou un gestionnaire. Elle communique avec les employés et les forme sur le plan et leurs responsabilités. Elle teste régulièrement le plan à l'aide de situations simulées pour identifier les problèmes et les domaines à améliorer et met à jour le plan pour refléter les changements dans l'organisation et la technologie.

Les enjeux et exigences réglementaires des parties prenantes sont également intégrés au processus de planification. Par exemple, si un ouragan se déplace dans la région, les gestionnaires de compte client disposeront d'un script ou d'une liste de contrôle à utiliser pour communiquer avec chaque client.

Conseils pour l'élaboration d'un plan d'urgence

L'élaboration d'un plan d'urgence commence par identifier les domaines fonctionnels essentiels aux opérations commerciales, puis en suivant les étapes clés pour chaque domaine comme suit:

  • Déterminer comment chaque situation, comme un incendie ou une inondation, affecterait ces zones clés; quelles mesures seraient prises; et les ressources nécessaires pour chacun.

  • Fixez des objectifs pour le retour aux opérations essentielles et le retour aux opérations normales.

  • Identifiez chaque processus requis et documentez chaque étape du processus, ce qui doit être fait, ainsi que les employés et autres ressources nécessaires pour terminer le travail.

  • Développer des plans pour chaque domaine fonctionnel et l'organisation dans son ensemble, puis tester et affiner les plans régulièrement.

  • Enfin, mettez en place un plan de communication et d'éducation pour tenir les employés informés des changements et leur rappeler leurs rôles et responsabilités.