Comment planifier une cérémonie de coupe de ruban pour une petite entreprise

N'oubliez pas les ciseaux géants

Les cérémonies de coupe de ruban sont un peu comme des mariages. Peu importe à quel point vous essayez, quelque chose se produit toujours à la dernière minute qui jette les planificateurs dans un état second. Quelqu'un a oublié d'envoyer une pile d'invitations. Les flyers ont annoncé l'événement pour jeudi mais ont donné la mauvaise date.

Le traiteur arrive en retard et les crevettes sont toujours congelées. Les boutures de ruban, comme les mariages, sont programmées pour avoir ce "Ta Da!" moment. Prenez soin des détails importants pour vous assurer que votre "Ta Da!" le moment est heureux.

Quand organiser une cérémonie de coupe du ruban

Toutes les occasions ne sont pas appropriées pour une cérémonie d'inauguration. Vous devez avoir quelque chose de nouveau et de GRAND à montrer: une toute nouvelle entreprise, de nouvelles fouilles, une grande rénovation pour s'adapter à la croissance ou un exemple des nouveaux services que vous offrirez. Lorsque vous voulez attirer l'attention de manière importante, une cérémonie d'inauguration fait sensation sans avoir à dépenser énormément d'argent.

Choisissez votre date et heure

Donnez-vous un mois pour planifier la cérémonie et inscrire les personnes à qui vous souhaitez assister au calendrier. Si votre nouvel espace est toujours en cours de finition, attendez d'être certain que le nouvel espace sera vraiment terminé avant de planifier la coupe du ruban. Ne vous fiez pas à la parole de l'entrepreneur. Beaucoup de choses sont hors de son contrôle, y compris quand ses fournisseurs livreront réellement.

Renseignez-vous auprès de votre chambre de commerce et de tout fonctionnaire auquel vous souhaitez assister avant de finaliser la date. Leur présence rend votre entreprise et vos actualités plus importantes. Assurez-vous qu'il ne se passe rien d'autre ce jour-là dans la ville, car cela pourrait éloigner les participants de votre événement ou occuper toutes les places de stationnement afin que les gens ne puissent pas se rendre à votre événement.

Demandez à votre chambre de commerce l'heure qu'elle recommande. Ne organisez pas la cérémonie trop tard dans la journée, car le coucher du soleil rendra plus difficile la prise de bonnes photos. Une heure avant midi ou une heure après midi permettra aux gens de prendre un déjeuner plus long. À 15 h, de nombreux hommes d'affaires pourront se séparer, assister à votre cérémonie et essayer de rentrer tôt à la maison.

Faire connaitre

Faites une liste de toutes les personnes auxquelles vous aimeriez assister. Appelez le maire, les commissaires du comté et d'autres dignitaires pour qu'ils inscrivent leur calendrier et faites-leur savoir qu'ils attendent une invitation officielle. Faites un suivi avec des courriels à eux, ainsi qu'à vos amis et associés proches. Dites-leur aussi de passer le mot.

Appelez les médias locaux avec vos informations et demandez-leur de couvrir votre cérémonie. Faites un suivi avec des e-mails réitérant les informations.

Publiez l'événement sur les réseaux sociaux et, à mesure que l'événement se rapproche, continuez à mettre à jour la page. Modifiez vos messages pour les rendre intéressants et pour inciter les gens à revenir. Annoncez votre présence sur les réseaux sociaux dans la newsletter et les e-mails de votre entreprise.

Trouvez les grands ciseaux

Sans blague! Demandez à votre chambre s'ils ont les grands ciseaux de cérémonie et un ruban géant. De nombreuses chambres les ont sous la main et les apporteront à des événements, tels que des coupures de ruban et des cérémonies révolutionnaires. Si votre chambre n'a pas de gros ciseaux et de ruban géant, consultez les magasins de fournitures de fête locaux et en ligne.

Bien sûr, d'autres ciseaux couperont très bien le ruban, mais aucun autre ciseau ne dit "BIG NEWS!" sur des photos comme les ciseaux géants de cérémonie coupant un large ruban lumineux. Si vous devez les acheter vous-même, vous récupérerez leur valeur et plus encore en bonne volonté, lorsque vous prêterez les ciseaux à d'autres dans les années à venir.

Préparer des invitations et des prospectus

Pour vos invitations et flyers, vous aurez besoin des informations suivantes:

  • WHO : le nom de votre entreprise

  • QUOI / POURQUOI : Cérémonie de coupe du ruban pour notre _ ___ (nouveau bâtiment, nouvel emplacement, etc.)

  • QUAND : Jour de la semaine, date et heure (c.-à-d. Jeudi 19 juillet 20__)

  • WHERE : Adresse de l'événement

  • RSVP : Numéro de téléphone (et nom si nécessaire, par exemple "Appeler Marion au (xxx) xxx-xxxx ext. X")

  • Des rafraîchissements seront servis

Les gens qui ne veulent pas venir ou qui ont plusieurs invitations en même temps viendront souvent chez vous - si vous servez de la nourriture. Si l'événement est organisé, notez sur l'invitation quelque chose qui indique que de la nourriture meilleure que les croustilles et le punch seront servis. Par exemple, vous pouvez écrire: "Un assortiment d'entrées du Chef sera servi."

Envoyer des invitations, publier des prospectus

Demandez des idées aux imprimeries locales et demandez des offres sur les invitations et les dépliants que vous publierez dans la ville. Les imprimeries devraient pouvoir vous montrer des exemples de ce qu'elles ont fait dans le passé. Ne copiez pas exactement celui de quelqu'un d'autre; demandez plutôt leur expertise pour changer les mots et les couleurs. Ou, concevez-le vous-même, rédigez toute la copie et comparez les offres de l'imprimerie et les dates auxquelles ils peuvent les avoir prêts pour vous.

Oui, vous pourriez obtenir vos impressions moins chères en ligne ou dans un grand magasin de fournitures de bureau. Mais, en soutenant les fournisseurs locaux, ils vous soutiendront et vous référeront des clients à l'avenir.

Incluez une adresse de retour sur vos enveloppes afin de savoir si l'une d'entre elles n'est pas livrée. Affichez des dépliants dans la ville, déposez-les auprès des médias et demandez aux employés / amis de les distribuer.

Planifiez la cérémonie

Faites une liste de contrôle de ce que vous voulez qu'il se passe lors de votre cérémonie:

  • Animateur / animateur - Quelqu'un de votre entreprise ou une «célébrité» de la ville? Emcee présente des conférenciers et maintient l'événement en mouvement

  • Intervenants - Qui parlera de votre actualité, donnera un bref résumé et remerciera 2 orateurs maximum, 2-3 minutes chacun

  • Coupe-ruban / détenteurs - Doit être propriétaire, partenaire, etc., flanqué d'un dignitaire de la chambre de commerce et d'autres VIP, peut-être de la famille

  • Divertissement / Démo / Guides - Musique, magicien, démo d'un nouveau produit? Des gens stationnés dans chaque pièce pour expliquer les nouveautés?
  • Nourriture - Choisissez et réservez le traiteur. La nourriture doit être simple et facile à manger.

  • Photographe - Engagez votre propre photographe afin de ne pas dépendre des médias.

Demandez à vos orateurs programmés de prononcer leurs discours avant la coupure du ruban, car la foule se dissout généralement juste après. La planification des détails à l'avance réduit également la confusion lors de l'événement. Prévoyez de limiter la durée de l'événement à une à deux heures.

Envoyez des courriels de rappel une semaine avant la cérémonie. Ensuite, la veille, contactez la chambre et les médias locaux pour vous assurer que quelqu'un sera présent.