Les caractéristiques d'un système de gestion de l'information

Un système de gestion de l'information recueille et gère les données qui sont stockées dans une variété de formats et les rend accessibles aux personnes qui en ont besoin. Souvent, une petite entreprise n'a besoin que de gérer les documents de bureau et les feuilles de calcul et de les mettre à la disposition des employés. D'autres peuvent avoir besoin de collecter et de gérer des informations détaillées sur les données des clients. D'autres systèmes de gestion de l'information rendent les données disponibles aux grandes organisations ou même au grand public via un site Web.

Indépendamment des exigences d'une organisation, un bon système de gestion de l'information doit être capable de collecter, de stocker et de gérer des données dans les formats dont vous avez besoin et de fournir les informations nécessaires sur des plates-formes appropriées aux personnes qui en ont besoin.

Comprendre les systèmes de gestion de l'information

Plutôt qu'un seul progiciel, considérez un système de gestion de l'information comme un système de règles définies par votre entreprise pour déterminer comment les employés collectent, stockent et accèdent aux informations. Si votre entreprise utilise actuellement de nombreux produits différents qui ne communiquent pas entre eux, vous aurez peut-être besoin de l'aide d'un expert, comme un revendeur à valeur ajoutée, pour intégrer vos données avant de pouvoir mettre en place un système de gestion de l'information.

Les informations doivent être collectées et stockées

La plupart des entreprises ont des informations dans une variété de formats différents stockées dans plus d'un endroit. Certains fichiers peuvent être stockés sur un serveur d'entreprise, tandis que d'autres sont stockés localement sur des ordinateurs de bureau et portables, tandis que d'autres encore sont stockés dans le cloud, avec des services tels que Google Drive ou Microsoft OneDrive. Des outils spécialisés, comme un logiciel de gestion de la relation client (CRM) ou un logiciel de gestion des stocks peuvent garder les informations indépendantes de ces autres systèmes.

Un système de gestion de l'information centralise les informations afin qu'elles ne soient pas dupliquées à différents endroits ou dans différents formats, ce qui conduit souvent à des versions légèrement variées des documents accessibles à différentes personnes à des moments différents.

Exemple : si vous disposez d'un logiciel CRM, toutes les informations client doivent y être stockées et non dupliquées ailleurs. Les documents et feuilles de calcul doivent se trouver soit sur le serveur de l'entreprise, soit dans une solution cloud, où ils sont accessibles à tous, sauvegardés et sécurisés.

Les informations doivent être gérables

Les gestionnaires doivent avoir accès à toutes les informations de l'entreprise requises par leurs services. Ils doivent pouvoir approuver ou refuser les modifications apportées aux documents actuels ainsi que la création de nouveaux documents. Les données doivent être sauvegardées afin que si un fichier est supprimé ou compromis, il puisse être restauré. L'accès aux données doit également être restreint afin que seuls ceux qui en ont besoin puissent les utiliser.

Exemple: si un employé apporte une modification à une lettre standard envoyée aux clients, le responsable peut examiner et approuver la modification ou rétablir le document à une version antérieure. Il s'agit d'une fonctionnalité standard dans des systèmes tels que Google Drive, OneDrive et Microsoft SharePoint, où les propriétaires de documents peuvent approuver ou refuser des modifications, ainsi que limiter les capacités d'édition et la capacité d'accéder aux informations à des personnes spécifiques.

Les informations doivent être accessibles

Pour certaines petites entreprises, il suffit de disposer d'informations accessibles uniquement sur les ordinateurs de l'entreprise. Mais aujourd'hui, de plus en plus d'entreprises ont besoin que les informations soient accessibles hors site, ainsi que sur tablettes et smartphones. Cela peut être réalisé en rendant les informations accessibles via un serveur Web sécurisé et, dans de nombreux cas, via une application mobile.

Exemple: à l' aide de Microsoft Sharepoint, vous pouvez configurer un site Web de portail d'entreprise utilisé uniquement par les employés. Les gestionnaires peuvent mettre en place des flux de travail pour les projets afin de s'assurer que chacun contribue au besoin. Les responsables peuvent également définir des exigences d'approbation pour les pages publiées sur le portail de l'entreprise et définir des autorisations pour des employés ou des groupes spécifiques afin de garantir que les modifications ne sont effectuées que par des personnes autorisées à le faire. Tout le monde peut accéder aux informations via un navigateur Web ou via l'application SharePoint sur leurs tablettes et smartphones.