La différence entre une demande et un bon de commande

Convaincre vos employés de remplir des documents supplémentaires lorsqu'ils ont besoin de matériel ou de fournitures peut être difficile, mais la mise en place d'un système d'approvisionnement permet de contrôler les coûts et crée une trace écrite lorsque vous essayez de vérifier vos comptes financiers. Les demandes d'achat et les bons de commande sont des documents clés dans le processus d'acquisition des articles dont votre entreprise a besoin pour fonctionner, normalisant le processus de commande en interne et en externe.

Pointe

Une demande d'achat est un formulaire qu'un service interne de votre entreprise, comme la salle du courrier, soumet au service des achats de votre entreprise en répertoriant les articles qu'il souhaite que le service des achats commande à un fournisseur externe. Une fois que le service des achats d'une entreprise a approuvé la demande d'achat, il émet une commande d'achat au fournisseur externe des marchandises demandées, initiant la transaction de vente.

Soumettre une demande d'achat

Une demande d'achat est un formulaire qu'un service interne de votre entreprise, comme la salle du courrier, soumet au service des achats de votre entreprise en répertoriant les articles qu'il souhaite que le service des achats commande à un fournisseur externe. Bien que les formulaires individuels varient selon l'entreprise, les demandes d'achat nécessitent généralement des informations spécifiques, y compris le nom du service qui demande les articles, le nombre exact d'articles demandés, une description générale des articles, le nom légal du fournisseur externe habituel et le prix attendu. de l’achat. Une demande d'achat est approuvée ou refusée par le service des achats.

Quand les demandes d'approvisionnement sont-elles requises?

Pour les petits achats, il est souvent une procédure standard pour les services internes d'acheter des articles directement auprès des détaillants à l'aide d'une carte de crédit d'entreprise et d'ignorer complètement le processus de réquisition du service des achats. Habituellement, les entreprises exigent une demande d'achat lorsqu'un achat proposé dépasse un certain montant. Par exemple, l'Université Tufts exige un bon de commande pour la plupart des achats de plus de 2 000 $. D'autres entreprises exigent des demandes de commande pour des achats beaucoup plus petits.

Émettre des bons de commande

Une fois que le service des achats d'une entreprise a approuvé la demande d'achat, il émet une commande d'achat au fournisseur externe des marchandises demandées, initiant la transaction de vente. Les bons de commande doivent inclure certaines informations, telles que le nom du bureau d'achat, les articles achetés, l'adresse de livraison, les conditions de paiement, les instructions de facturation et le numéro du bon de commande. Pour faciliter la tenue de registres, les bons de commande portent généralement le même numéro que la demande d'achat associée. Une fois que le fournisseur extérieur accepte le bon de commande, celui-ci devient un contrat contraignant pour l'acheteur et le vendeur.

Bons de commande pour transactions internes

Une demande d'achat est un document interne envoyé d'un service à un autre demandant à l'entreprise d'acheter des articles à un fournisseur externe. En règle générale, une commande d'achat est un document externe transmis à une partie externe dans le cadre d'une transaction de vente. Cependant, il peut également être utilisé en interne. Parfois, un département d'une entreprise souhaite acheter de l'équipement ou du matériel d'un autre département; dans de tels cas, de nombreuses entreprises exigent du service des achats qu'il soumette un bon de commande interministériel.

Les bons de commande interministériels peuvent être utiles au bureau financier ou comptable des grandes entreprises où les départements ont des budgets de fonctionnement distincts.