5 types de documents commerciaux

Une entreprise utilise des documents pour communiquer, effectuer des transactions commerciales et analyser sa productivité. Les documents commerciaux vont des brefs messages électroniques aux accords juridiques complexes. Certains documents sont préparés par des employés et des chefs d'entreprise, tandis que d'autres sont rédigés par des professionnels extérieurs à l'entreprise, tels que des comptables et des avocats. Étant donné que les documents fournissent la preuve des transactions d'une organisation et peuvent être mentionnés pendant des années, il est important qu'ils soient bien rédigés.

Courriels et mémorandums

Les collègues utilisent généralement le courrier électronique pour se transmettre des informations. Avant que le courrier électronique ne devienne courant, les mémorandums étaient utilisés pour les messages intra-bureau. Les mémos sont toujours utilisés dans les situations où un message est censé accompagner un fichier spécifique et dans les cas qui nécessitent plus de confidentialité qu'un e-mail.

Un mémo et un e-mail identifient l'expéditeur et le destinataire et contiennent une ligne d'objet. Le texte est formaté en un ou plusieurs paragraphes.

Lettres commerciales pour communication extérieure

Les lettres commerciales sont utilisées pour communiquer avec des personnes en dehors du bureau. Les destinataires peuvent inclure des clients, des collègues d'autres entreprises, des prestataires de services, des professionnels qui conseillent l'entreprise, des représentants du gouvernement et des candidats. Une lettre commerciale est généralement mise en forme dans le style de bloc, dans lequel tous les éléments de la lettre, à l'exception de l'en-tête, sont alignés avec la marge gauche.

Il peut être envoyé par courrier électronique ou par courrier. Si une lettre est envoyée dans le texte d'un e-mail, l'expéditeur inclut son nom, l'intitulé du poste et ses coordonnées en bas de l'e-mail.

Rapports d'activité pour la transmission d'informations

Les rapports commerciaux transmettent des informations dans un format plus formel et généralement plus long qu'une lettre. Les rapports couvrent une variété de sujets, tels que la conformité en matière de sécurité, les chiffres de vente, les données financières, les études de faisabilité et les plans marketing. Ils peuvent inclure des statistiques, des tableaux, des graphiques, des images, des études de cas et des résultats d'enquêtes. Certains rapports sont publiés au profit des investisseurs. Si un rapport est périodique, comme un rapport mensuel des ventes, un modèle est utilisé pour plus de commodité et pour permettre la comparaison avec les rapports précédents.

Documents transactionnels pour faire des affaires avec les clients

Une entreprise utilise des documents pour traiter des affaires avec ses clients. Pour gagner du temps, ces documents peuvent être formatés sous forme de formulaire, tel qu'un bon de commande, une page d'envoi, une facture ou un reçu. Les types de documents transactionnels utilisés varient quelque peu selon la nature de l'entreprise. Un agent d'assurance, par exemple, génère des demandes et des polices d'assurance, tandis qu'un prêteur utilise des demandes de prêt et des documents hypothécaires.

Dans certains domaines, les entreprises concluent des accords et des contrats avec d'autres; ces documents peuvent être rédigés par l'avocat de la société.

Documents financiers pour gérer l'entreprise

Une entreprise utilise des documents financiers pour respecter son budget, préparer des propositions budgétaires et produire des déclarations de revenus. Ces documents comprennent les relevés de réception, les rapports de paie, les factures payées, les relevés bancaires, les déclarations de revenus, les bilans et les formulaires de déclaration fiscale. Ces documents peuvent être préparés par le comptable de l'entreprise.

Un propriétaire d'entreprise utilise ces documents pour déterminer le succès financier de l'entreprise et pour identifier les domaines improductifs. Un chef de service peut utiliser des documents financiers pour préparer une proposition de budget.