Différence entre la facture pro forma et la facture commerciale

Une facture pro forma est une spéculation, une meilleure estimation du coût d'une commande avant qu'elle ne soit exécutée. Les factures pro forma sont couramment utilisées pour l'importation et l'exportation, en particulier lorsque l'acheteur et le vendeur n'ont pas un historique de collaboration.

Une facture commerciale reflète une situation réelle, indiquant les prix et les quantités de ce qui a réellement été vendu. Les documents peuvent sembler essentiellement les mêmes, mais la version pro forma reflète une situation qui n'est pas nécessairement réelle, bien qu'elle reflète la meilleure estimation du fournisseur quant à ce que la facture commerciale finale inclura.

Pointe

Une facture pro forma fournit une estimation du montant final d'une commande. Une facture commerciale indique le montant final à payer. Les factures pro forma sont utilisées lors de l'importation et de l'exportation pour déclarer la valeur des marchandises pour les douanes. Les factures commerciales sont utilisées en comptabilité, pour payer les factures.

Objectif des factures pro forma et commerciales

Le but d'une facture pro forma est de donner au client une idée claire de ce à quoi s'attendre. Il s'agit d'une estimation de bonne foi montrant ce qui peut être connu à l'avance, comme les prix et les conditions, et un montant de facturation moyen pour les types d'articles demandés. Un client peut également utiliser une facture pro forma pour décider de passer ou non une commande.

Le but d'une facture commerciale est de demander le paiement d'articles qui ont effectivement été vendus en indiquant le montant qui devrait effectivement être payé.

Utilisations des factures pro forma et commerciales

Un fournisseur peut fournir une facture pro forma dans une situation où il est impossible de prévoir un prix exact, mais il est possible de donner une idée générale des frais à venir. Une facture pro forma peut également être l'occasion de présenter les variables susceptibles de refléter le montant de la facture finale, tels que des problèmes inattendus pouvant survenir lors du traitement d'une commande. Certaines factures pro forma donnent des paramètres pour les écarts potentiels, par exemple en disant qu'un tirage peut s'avérer supérieur ou inférieur de 10% au montant commandé. Les importateurs utilisent des factures pro forma lorsqu'ils déclarent la valeur des marchandises dans un envoi pour le dédouanement.

Une facture commerciale est utilisée pour fournir une déclaration finale reflétant ce qui s'est passé pendant le processus de traitement d'une commande ou de réalisation d'un projet. Le client utilisera ce relevé pour payer la facture et le conservera à des fins fiscales et comptables.

Format des factures pro forma et commerciales

Une facture pro forma peut ressembler presque exactement à une facture commerciale. Cependant, il doit être clairement étiqueté «pro forma» ou dans un autre langage reflétant le fait qu'il ne s'agit que d'une estimation et qu'il ne doit pas être payé tant que les travaux ne sont pas terminés et que la facture finale est émise.

Comptabilisation des factures pro forma et commerciales

Une facture pro forma est utile pour la budgétisation. Cela donne à votre entreprise une idée générale du montant qui sera dû et du moment où il devra être payé. Une facture commerciale est nécessaire pour payer la facture et la noter comme dépense. Il doit être conservé et classé pour référence et pour sauvegarder vos informations comptables en cas d'audit.